Vielleicht fragen Sie sich, warum das überhaupt eine relevante Frage sein soll.
Nun, für jemanden, der ein Dokument zu schreiben hat, ist es zunächst eine nebensächliche Angelegenheit. Die Person, die ein Dokument erstellt, muss auf den Inhalt achten.
Aber sollte dieses Dokument überarbeitet oder gar übersetzt werden, dann ist die Formatierung recht schnell entscheidend: Es kann viel Zeit in Anspruch nehmen, ein schlecht formatiertes Dokument zu überarbeiten.
Hier erfahren Sie die wichtigsten Punkte, die ein gut formatiertes Dokument ausmachen:
- Sie finden unterschiedliche Absatzformate vor für Überschriften, Listen und Fließtext.
- Die Verzeichnisse (Inhaltsverzeichnis, Stichwortverzeichnis) können automatisch generiert und aktualisiert werden.
- Die Querverweise können automatisch aktualisiert werden
- Texte, die in Rahmen dargestellt werden sollen, sind in Tabellen angelegt. Diese erweitern sich automatisch, wenn der Text länger wird und sie separieren den Text in verschiedenen Spalten.
- Wenn der Text in mehreren Spalten oder auf mehreren Seiten untergebracht ist, so sind die Textrahmen verknüpft, sodass beim Einfügen oder Löschen Text automatisch von einer Spalte/Seite in eine andere fließen kann.
Eine Übersetzung ist im Grunde nur eine der umfassendsten Textüberarbeitungen. Denn bei einer Übersetzung muss einfach jeder im Dokument sichtbare Text verändert werden. Insbesondere für die Übersetzung sollte das Dokument daher noch einige wichtige Kriterien erfüllen:
- Wenn Grafiken Erklärungen benötigen, sollte dieser Text nicht in den Grafiken stehen. Steht der Text in der Grafik, ist er für den Übersetzer wahrscheinlich nicht zugänglich.
- Die Schrift sollte so ausgewählt sein, dass sie auch für die Zielsprache funktioniert. Das ist wichtig für alle nicht-westeuropäischen Sprachen und gewinnt an Wichtigkeit, je ausgefallener die Zielsprache ist. Wir empfehlen Ihnen, Unicode-Schriften zu verwenden und diese auf die Tauglichkeit für die von Ihnen eingesetzten Sprachen zu überprüfen.
- Absatzschaltungen oder Zeilenschaltungen sollten nur an inhaltlich logischen Stellen eingefügt werden. Das ist besonders wichtig, wenn der Übersetzer Hilfsmittel wie Translation Memory einsetzt oder wenn sich die Schriftrichtung in der Zielsprache ändert.
- Die Übersetzung kann mehr Platz beanspruchen als Ihre Ausgangssprache. Die englische Sprache z. B. ist recht kurz. Wenn Sie einen Text vom Englischen ins Griechische übersetzen, kann die Zielsprache um 20 – 30 % länger werden.